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Aktuelle Themen unserer IT-Abteilung

Auf der einen Seite zählen Hardwareausstattung und Softwaresupport zu den täglichen Aufgabenfeldern unserer 50 Personen starken IT-Abteilung. Auf der anderen Seite steht die Einführung neuer Programme und digitaler Workflows für ein besseres Arbeitsmanagement unserer Beschäftigten. An welchen aktuellen Themen wir aktuell arbeiten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Mit Experimentierfreude zum digitalen Vorreiter

Bisher waren Betriebssicherheit, Standardisierung und Einhaltung von gesetzlichen Regelungen, insbesondere beim Datenschutz, die vorrangigen Ziele des IT-Einsatzes. Jetzt befinden wir uns in einem grundlegenden Wandel und wollen Vorreiter bei der Digitalisierung unserer Prozesse im Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen werden. Wir schaffen Raum und Zeit, um stetiges Lernen und Experimentierfreude zu unserem Alltag werden zu lassen. Mit flachen Hierarchien verkürzen wir die Kommunikationswege und erhöhen die Durchlässigkeit für innovative Ideen.

Gestalten Sie unsere digitalen Zukunftsthemen nachhaltig mit und begleiten uns bei der Entwicklung zum digitalen Vorreiter! Wir suchen kreative Köpfe, die unsere Prozesse im Bauen, Bewirtschaften und Beschaffen neu denken und digital vernetzen.

Dr. Morten Weidemann, Leiter des Geschäftsbereichs IT und Organisation

Digitales Immobilienmanagement

Für ein Digitales Immobilienmanagement soll unsere IT-Architektur in Zukunft alle relevanten baulichen und betrieblichen Gebäudedaten verfügbar und auswertbar machen. Mit einem ganzheitlichen Liegenschaftsinformationssystem tragen wir als GMSH dazu bei, die Klimaziele in Bezug auf die Landesliegenschaften zu erreichen. Für einen erfolgreichen Wandel befassen wir uns intensiv mit den Prozessen unserer Geschäftsbereiche Bundesbau, Landesbau und Gebäudebewirtschaftung:

  • Building Information Modeling (BIM)

    Building Information Modeling (Bauwerksdatenmodellierung) bezeichnet eine Methode, Bauwerke anhand eines digitalen Gebäudemodells über ihren gesamten Lebenszyklus mit all ihren relevanten Informationen abzubilden. BIM ist eine softwarebasierte Methode zur optimierten Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Gebäuden. Dafür werden alle relevanten Gebäudedaten digital erfasst, kombiniert und vernetzt. Bei der GMSH erprobt unsere eigene Abteilung die Methode mit Hilfe verschiedener Softwareprodukte, bringt diese bei Neubauprojekten für Bund und Land zum Einsatz und verankert das Themenfeld in der gesamten GMSH.

  • Computer Aided Facility Management (CAFM)

    Die Instandsetzung technischer Anlagen, das Flächenmanagement mit Raumbelegungsplanung, das Vertragsmanagement einschließlich Rechnungsbearbeitung und noch viel mehr Daten unserer über 700 bewirtschafteten Liegenschaften verwalten unsere Kolleginnen und Kollegen mit einem CAFM-System.

  • Mobile Anwendungen

    Um Medienbrüche zu vermeiden und vor Ort Daten mit Hilfe des CAFM-Systems zu verarbeiten, führen wir sukzessive Apps ein. Ein Beispiel ist eine Zählerstands-App mit der unser Hausmeisterpersonal Zählerstände für Strom, Gas und Wasser einfach und sicher direkt in das System CAFM übertragen kann.

e-Rechnung

Seit November 2019 können wir elektronische Rechnungen im gesetzlich vorgeschriebenen Format annehmen. Aktuell werden die Grundlagen für eine vollständige digitale Umstellung des Rechnungslaufs geschaffen. Zukünftig werden die herkömmlichen Genehmigungsprozesse nicht mehr mit Stempel und Unterschrift erfolgen, sondern in die digitale Form überführt.

e-Akte

Für die elektronische Aktenführung wollen wir ein umfassendes Enterprise-Content-Management-System in Form des Produkts xECM der Firma OpenText einführen. Durch die Verbindung mit dem elektronischen Archivsystem und die Integration in weitere bereits eingesetzte Produkte wie SAP oder Outlook werden Dokumente als Single Point of Truth zentral zur Verfügung gestellt. Dadurch beschleunigen wir unsere Prozesse und stellen die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten sicher, um so unsere Kolleginnen und Kollegen bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu unterstützen. Die e-Akte wird herkömmliche Papierakten und -formulare ablösen und bildet die Grundlage für viele aktuelle Anforderungen wie Desksharing, Homeoffice, mobiles Arbeiten oder Digitales Immobilienmanagement.

Desksharing in der neuen Zentrale

Zum 1. Juli ziehen die rund 790 Kieler GMSH-Beschäftigten von fünf unterschiedlichen Standorten in eine neue Zentrale. Damit einher gehen auch neue Arbeitsstrukturen wie das Desksharing. Die Basis dafür sind mobile Endgeräte und eine Softphone-Lösung. Durch die Pandemie haben wir bereits einen großen Schritt in Richtung mobiles Arbeiten gemacht und die Arbeit im Homeoffice ist zum Alltag geworden. Der Umzug in die neue Zentrale ist dennoch mit Herausforderungen verbunden, denn wir verlagern die gesamte IT mehrerer Kieler Standorte inklusive Rechenzentrum. Um die neue Arbeitsweise zu optimieren, suchen wir weitere intuitive Anwendungen, die Kollaboration, sprich das gemeinsame, zeitgleiche Arbeiten an Konzepten, Plänen oder anderen Dokumenten erleichtern sollen. Ziel ist es, weitere virtuelle Arbeitswelten zu schaffen, die eine Ortunabhängigkeit fördern und die Effektivität der Teamarbeit steigern.