Zahlt die GMSH im Moment noch Rechnungen?
Glücklicherweise sind wir in der Lage, allen Verpflichtungen nachzukommen, damit sich die öffentliche Hand und insbesondere die GMSH gerade jetzt als zuverlässiger Vertragspartner erweist. Die eine oder andere Rechnung braucht aufgrund der erschwerten Bedingungen aber schon ein paar Tage länger, bis sie geprüft den Weg zu uns findet.
Gibt es Unterschiede zwischen dem Rechnungswesen und dem Bauhaushalt?
Die Prozesse beider Bereiche erfolgen zur Zeit noch papiergestützt, das heißt, die Anwesenheit der Kolleginnen und Kollegen vor Ort ist zumindest in Teilen erforderlich. Die Rechnungsprüfung ist in den Baubereichen deutlich komplexer und auch die endgültigen Zahlungen erfolgen in unterschiedlichen Systemen.
Wo lagen zu Beginn der Krise für Sie die größten Herausforderungen?
Da wir in allen Fachbereichen Kolleginnen und Kollegen haben, die zur sogenannten Risikogruppe gehören und diese somit unmittelbar nicht mehr vor Ort tätig sein konnten, mussten wir unsere Abläufe verändern. Insbesondere im Bauhaushalt war kaum noch jemand präsent. Erschwerend kam hinzu, dass wir nur sehr eingeschränkt auf bereits bestehende Wohnraumarbeitsplätze zurückgreifen konnten.
Wie konnten Sie das lösen?
Unser IT-Bereich hat uns sehr schnell und umfassend unterstützt. Wir hatten bereits nach wenigen Tagen einige mobile Arbeitsplätze zur Verfügung, so konnten wir uns neu organisieren. Wir haben die Anwesenheit vor Ort so weit reduziert, dass möglichst jeder einen Raum allein zur Verfügung hat. Der Bauhaushalt wird dankenswerterweise vom Landesbau und vom Bundesbau unterstützt, sodass wir die dortigen Ausfälle kompensieren konnten.
Es wurde sogar ein kleiner Kurierdienst eingerichtet, damit die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice bestmöglich unterstützen können.
Wie arbeiten Sie in Ihrem Servicebereich im Moment?
Meine größte Sorge gilt weiterhin täglich unserer aller Gesundheit. Dank der Tatkraft und Kreativität unserer Finanzer sind wir erst einmal stabil aufgestellt. Im Bauhaushalt und im Rechnungswesen bestehen zur Zeit keine Rückstände, das Controlling arbeitet komplett im Homeoffice und die Jahresabschlussprüfung ist auch ohne Präsenz der Wirtschaftsprüfer vor Ort weitgehend abgeschlossen. Trotz aller Widrigkeiten sollten wir so schnell wie möglich versuchen, die Digitalisierung der Prozesse voranzutreiben. Ich denke da natürlich vornehmlich an die E-Rechnung.
Interview vom 8. April 2020 mit Bernd Feldmann, Leiter des Servicebereiches Finanzen
Autor/in
Natali Fricke
Stabsstelle Öffentlichkeitsarbeit