Große Projekte als Azubi

Welches war Ihr größtes Erlebnis bei der GMSH?

In der Materialwirtschaft habe ich die Möbelausschreibung für alle Landesdienststellen begleitet. Als Auszubildender bei einer der größten Ausschreibungen für das Land Schleswig-Holstein mitwirken zu dürfen, war für mich eine tolle Erfahrung.

Was ist die Materialwirtschaft?

Die Materialwirtschaft ist eine Fachgruppe im Geschäftsbereich Beschaffung, die unter anderem den GMSH-Online-Shop betreut. Dort werden auch die KFZ-Rahmenverträge verwaltet oder die Umzüge ausgeschrieben. Dafür bereiten sie Wertungsmatrizen, Leistungsverzeichnisse und Vertragsbedingungen vor. Sie erstellen Ausschreibungen jeglicher Art für das Land Schleswig-Holstein.

Und was ist eine Möbelausschreibung?

Bei dieser Ausschreibung ging es darum einen neuen Vertragspartner für Büromöbel aller Art, Bürodrehstühle, Konferenzmöbel und Akustikelemente für alle Landeseinrichtungen zu finden. Rahmenverträge sind immer nur für einen fest definierten Zeitraum geschlossen und laufen dann irgendwann aus. Und da wir eine Anstalt öffentlichen Rechts sind und dem Vergaberecht unterliegen, müssen diese wieder ausgeschrieben werden. Bei solchen Ausschreibungen können sich dann alle interessierten Firmen bewerben.

Wie lange haben Sie an der Möbelausschreibung mitgearbeitet?

Ich habe zuerst beim Erstellen der Leistungsverzeichnisse geholfen. Eigentlich war ich dann schon wieder in einer anderen Abteilung eingesetzt, als die Ausbilderin aus der Materialwirtschaft auf mich zu kam: „Wir haben doch in Dezember die riesigen Excel Tabellen erstellt. Sie erinnern sich? Wir sind jetzt einen Schritt weiter. Möchten Sie sehen, was aus diesen Excel Listen wird?“ Da habe ich natürlich sofort ja gesagt. Nach Absprache mit Frau Kaelcke konnte ich dann für zweieinhalb Wochen aus der Personalabteilung abgezogen werden, um den weiteren Beschaffungsprozess zu begleiten.

Wofür waren Sie zuständig?

Für die Ausschreibung haben wir die Firmen gebeten, ein Musterbüro aufzubauen, damit wir einen Einblick bekommen, wie die Möbel überhaupt aussehen. Vom Schreibtisch über den Aktenschrank bis hin zur Schreibtischlampe war alles dabei. Meine Aufgabe war es, den Aufbau eigenständig zu koordinieren. Es gab einen gewissen Rahmen, an den ich mich halten musste, aber wie ich letztendlich an die Aufgabe herangehe, war mir überlassen. Zusammen mit einem externen Möbelberater habe ich dann alle Produkte auf Herz und Nieren getestet und an die Grenzen ihrer Strapazierfähigkeit gebracht. Sei es die geforderte Helligkeit der Lampen oder die Polsterung eines Bürostuhls, die für die Lebensdauer entscheidend ist. Wenn wir nämlich mit unseren Jeans den ganzen Tag auf diesem Polster herumrutschen, ist es wichtig, dass der Stuhl lange hält. Bei den elektrischen Schreibtischen stellte sich die Frage: ab welcher Höhe sie gefährdet sind zu kippen. Nachhaltigkeit war uns ebenfalls wichtig, also welche Materialien wurden verbaut oder vielleicht sogar recycelt. Wir haben richtig nach Mängeln geforscht und versucht, die Fehler aufzudecken. Da ist auch was zu Bruch gegangen. Einige Sachen haben die Tests also nicht bestanden. Zudem gab es noch einen Termin mit rund 40 Personen aus den Ministerien, die sich selbst ein Bild ihres zukünftigen Büroinventars machen durften. Danach ging es an die Bewertung. Es wurden individuelle Kriterien festgelegt, die dann auch digitalisiert werden mussten. Das war dann meine Abschlussaufgabe.

Was war Ihr größter Lernerfolg?

Durch das Projekt habe ich gemerkt, wie komplex eine Ausschreibung sein kann, von der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses über die Bemusterung vor Ort bis hin zum direkten Kundenkontakt. Nun habe ich ein besseres Verständnis darüber, was eine Ausschreibung überhaupt ist und was die Beschaffung alltäglich leistet.

Können Sie sich vorstellen, nach Ihrer Ausbildung in der Beschaffung zu arbeiten, oder wie stellen Sie sich Ihren weiteren Werdegang vor?

Das kann ich mir sehr gut vorstellen. Denn ich bin nicht mit der Intention zur GMSH gekommen, meine Ausbildung zu machen und dann wieder zu gehen. Sofern sich eine geeignete Stelle bietet, werde ich die Chance ergreifen. Und ich kann mir auch sehr gut vorstellen, dass das in der Beschaffung ist.