Digitalisierung in der Personalarbeit

Was sind Ihre Erfolgsfaktoren für eine gute Personalarbeit in der heutigen Zeit?

Gute Leute! Da muss ich eigentlich gar nicht lange nachdenken. Qualifizierte, motivierte und mit Leidenschaft ausgestattete Kolleginnen und Kollegen, die sich für ihre Themen, wenn es darauf ankommt, über das normale Maß hinaus gerne hineinhängen und versuchen, gute, sehr gute Lösungen zu finden.

Digitale Technologien verändern Aufgaben und Kompetenzprofile. Wie macht sich das in der Personalabteilung bemerkbar?

Früher haben wir sogenannte AP-Vordrucke ausgefüllt. Das ist die Anordnung zur Änderung eines Personenkontos. Das Formular wurde zum damaligen Landesbesoldungsamt geschickt und dort ins System eingepflegt. Die Abrechnungsergebnisse haben wir dann wieder in Papierlage zurückbekommen. Keine Spur von Digital. 2004 haben wir SAP-HR (Human Resources), heute HCM (Human Capital Management), also die Umstellung auf die eigene digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung eingeführt. Mit der Einführung dieser Software haben sich die Arbeitsplätze und die Anforderungen an die Kolleginnen und Kollegen stark verändert. Das führt auch dazu, dass die Kompetenzen mittlerweile andere sind. Früher standen tarifliche Erfahrungen im Vordergrund, heute steht an erster Stelle der Erfahrungswert im SAP Umfeld.

War es schwierig, die Kolleginnen und Kollegen auf diesem Weg mitzunehmen?

Ich habe die damalige Einführung von SAP-HR als Projekt leiten dürfen. Ich hatte immer den Eindruck, dass das eigentlich Kerngeschäft des Projektleiters bzw. der Projektleiterin ist, die Leute mitzunehmen. Und dadurch war auch tatsächlich der größte Teil meiner Zeit gebunden: Sorgen, Nöte, Ängste, Herausforderungen, Chancen, Entwicklungsmöglichkeiten, Potenziale aufzeigen und darüber sprechen. Teilweise von Büro zu Büro gehen, Gerüchten vorbeugen oder hinterherrennen und Arbeitsplatzängsten entgegen zu treten. Und was in diesem Zusammenhang ganz wichtig war und wovon ich mich wirklich habe permanent leiten lassen, ist die Devise versprochen und gehalten. Das hat gut funktioniert und auch das Vertrauen in die neuen Arbeitsabläufe mit sich gebracht.

Unser Geschäftsbericht 2017 hatte das Schwerpunkthema Arbeiten 4.0. Mobiles Arbeiten ist ein Teil davon. Was verändert mobiles Arbeiten?

Ich bin zutiefst davon überzeugt, dass das klassische Erbringen von Arbeitsleistung an einem bestimmten Arbeitsort im Rahmen einer definierten Arbeitszeit früher oder später der Vergangenheit angehören wird. Und ich glaube, dass es bei der GMSH auch in Teilen schon so weit ist. Mobiles Arbeiten unterstützt dieses. Dadurch haben wir ein Zugewinn an Flexibilität, an zeitlichen Möglichkeiten bestimmte Dinge unter einen Hut zu bringen, die bei starren Rahmenbedingungen nicht gegeben sind.

Folglich verschmilzt Arbeit und Privates, es kommt zu Work-Life-Blending. Müssen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davor schützen oder ihnen noch mehr Freiräume geben?

Es gibt den Einen oder die Andere, die man davor schützen muss. Ich sehe da bei der GMSH jedoch kein Massenphänomen, sondern eigentlich nur einen realistischen Umgang. Es wird hier und da mal eine Ausnahme geben, aber, wenn ich einen engen Austausch mit meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern pflege, bekomme ich das mit und kann auch entsprechend darauf reagieren. Wir sind nicht so davor, dass wir dieses stillschweigend erwarten. Das ist nicht die Kultur der GMSH.

Demzufolge verändern sich auch Kultur und Werte. Inwiefern muss die Personalabteilung vorangehen, um den Wandel einzuleiten?

Ich lebe nach dem Grundsatz: Führen durch Vorbild und Veränderungen durch Vorbild. Ich gebe mir jetzt seit vier Jahren Mühe, so gut wie nichts mehr in Papierlage zu bearbeiten und anzunehmen. Das führt zu einer anderen Arbeitsweise, zu einer veränderten Einstellung und zu einem Umgewöhnen, und das ist eigentlich die größte Herausforderung. Auf der anderen Seite ist es aber auch genau der Schlüssel für eine erfolgreiche Veränderung. Nämlich will ich das oder will ich das nicht? Es gelingt nur eine Kultur zu verändern und in die Digitalisierung vorzustoßen sowie sie anzunehmen, wenn ich es will. Wenn dieser Wille nicht gegeben ist und ich verstehe das als Zwang, dann kann das zu einer wahnsinnigen Herausforderung werden und zur Demotivation führen, aber nicht unbedingt zu einer Produktivitätssteigerung. Insofern versuche ich, als Vorbild voran zu gehen. Wenn ich mich so umschaue, dann darf ich sagen, dass wir da etliche Schritte vorangekommen sind. Bei den Themen Digitalisierung, Arbeitszeitgestaltung, Büroraumgestaltung glaube ich, dass wir im öffentlichen Dienst im Augenblick an der Spitze stehen, was diesen Wandel angeht, und alles ausprobieren, was möglich ist.

Gucken wir einmal aufs Recruiting. Was halten Sie von künstlicher Intelligenz, Chatbots, Algorithmen, um zum Beispiel die Vielzahl von Bewerberfragen zu koordinieren?

Wir haben keine Massen an Bewerbungsunterlagen, wie es eventuell bei den großen Konzernen vorkommt. Sich als GMSH, als regionaler Arbeitgeber in Schleswig-Holstein, mit diesen Techniken am Arbeitsmarkt darzustellen, mag auf der einen Seite sehr modern wirken, kann aber auf der anderen Seite auch abschreckend sein. Das soll heißen, dass wir diese Trends prüfen müssen, aber vielleicht ist das auch ein Plus für uns, denn wir können uns noch individuell mit den Bewerberinnen und Bewerbern auseinandersetzen, um ihnen dann auch auf menschlicher Ebene gerecht zu werden. Das soll nicht heißen, dass wir diese Technik ablehnen, aber es soll heißen, dass wir den sinnvollen Einsatz wohl dosiert in Abhängigkeit derer, die sich bewerben, sowie der alterstechnischen Zielgruppen anschauen müssen. Bei dem Thema Chatbots bin ich schon der Auffassung, dass man viele Fragen ganz einfach im Vorfelde klären kann. Alles Weitergehende sollte man jedoch lieber im Gespräch mit uns erörtern.

Wie sieht es mit dem persönlichen Kontakt aus?

Man sagt, es gibt drei typische Bewerbungswege. Der eine ist über die Stellenanzeige. Der zweite Weg ist über die digitalen Medien und der dritte ist der persönliche Kontakt. Für den letzten Punkt haben wir seit letztem Jahr mit unserem Programm Mitarbeiter werben Mitarbeiter einen Rahmen geschaffen, der das Ganze ein Stück weit attraktiver gestaltet. Ich darf mal ganz salopp sagen, das ist wie eine Bombe eingeschlagen. Ich hätte damit so nicht gerechnet. Wir haben eigentlich bei jeder Stellenausschreibung Bewerbungen mit Empfehlung von Kolleginnen und Kollegen dabei. Mittlerweile haben wir auch schon jede achte Stelle mit einem persönlich beworbenen Kontakt besetzt. Dieser dritte Weg funktioniert also einwandfrei. Das ist wirklich ein Erfolgsmodell.

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